Table des matières
Pour accéder au fichier d’import Excel veuillez suivre cette procédure : Administration > Import Clients > En haut à droite de la page vous trouverez le bouton « Imprimer un modèle ».
Règle générale pour l’implémentation du fichier Excel #
Les colonnes avec la mention « Obligatoire » exigent que les informations soient impérativement saisies. Dans le cas contraire, les dossiers avec des informations obligatoires manquantes ne pourront pas être importés.
Bien que certaines de ces colonnes ne soient pas immédiatement obligatoire pour l’importation, leur omission peut entraîner une perte de temps significative lors de la saisie ultérieure dans Gescab après l’importation, ou bien présenter un risque de blocage des dossiers dans un avenir proche (Spécifié en gras et italique dans les tableaux ci-dessous, le cas échéant).
Il est donc recommandé de fournir ces informations dès le départ.
Entreprises clientes du cabinet #
Ci-dessous vous trouverez l’ensemble des conditions à respecter que l’import s’exécute bien.
| Type de dossier source à importer (colonne A) | Obligatoire. Il faut que vous complétiez le service de chacun des dossiers. Le choix s’exerce parmi cette liste : – Comptabilité – Social – Juridique – Audit |
| Code client à importer (colonne B) | Facultatif. Il existe deux cas : – La colonne est laissée vide alors de nouveau code seront créé par Gescab. – La colonne est complétée par l’expert-comptable alors les codes seront repris sous le motif est impérieux. |
| Forme juridique (colonne C) | Obligatoire. Choix obligatoire parmi la liste déroulante du fichier. |
| Nom ou Raison sociale (colonne D) | Obligatoire. |
| Enseigne (colonne E) | Facultatif. |
| RCS (colonne F) | Facultatif. |
| Numéro de TVA intracommunautaire (colonne G) | Facultatif. |
| SIRET (colonne H) | Obligatoire, dans la mesure où il existe un délai à partir duquel le dossier sera bloqué s’il n’existe pas de SIRET enregistré dans Gescab. Ce délai est est administrable (Cliquez ici pour en savoir plus et rendez vous dans la partie 3.1.1) |
| Type de client (colonne I) | Obligatoire. Il existe des critères d’exigibilités pour certains contrats types (lettre de missions) se basant sur le type de client. |
| Code NAF (colonne J) | Facultatif. Cependant il est intéressant de renseigner ces informations pour les différentes raisons suivantes : – Réalisation d’un export, afin d’envoyer un mail à une catégorie de client. En filtrant sur le NAF, il est possible de cibler une catégorie. – Il existe des critères d’exigibilités pour certains contrats types (lettre de missions) se basant sur le code NAF. – Certaines données se publipostent sur les lettres de mission ou autres modèles générés par Gescab. Cette espace serait laissé vide si aucun code Naf n’est renseigné dans le dossier. |
| Description de l’activité (colonne K) | Obligatoire. |
| Téléphone (colonne L) | Facultatif. |
| Adresse (colonne M, N, O, P) | Obligatoire. Il est impératif que chaque dossier comporte des informations dans chaque case spécifiée de cette colonne. En cas de case vide, l’importation ne sera pas possible. Renseignements obligatoires : – Rue – Code postal (CP) – Ville Renseignement facultatif : – Complément rue |
Interlocuteur : #
| Civilité (colonne Q) | Obligatoire. |
| Nom (colonne R) | Obligatoire. |
| Prénom (colonne S) | Obligatoire. |
| Téléphone (colonne T) | Facultatif. Il s’agit du numéro de téléphone (ligne fixe) seulement. |
| Portable (colonne U) | Obligatoire, dans la mesure où le numéro de portable sera indispensable pour utiliser la signature électronique (double authentification). Il s’agit du numéro de portable seulement. |
| Email (colonne V) | Obligatoire dans la mesure où cette adresse mail est utilisée pour : – La réception des factures – La signature électronique (double authentification) – etc.. |
Bancaire #
Les informations bancaires ne sont pas obligatoire. Cependant, en cas de prélèvement du client sur le dossier à importer il faudra les renseigner.
| IBAN (colonne W) | Obligatoire. Dans les cas de mise en place d’un prélèvement. |
| RUM (colonne X) | Il existe deux possibilités : – Obligatoire : Le mandat veut être conservé donc il faut le renseigner le RUM. La RUM peut être conservé si l’ICS du cabinet ne change pas. – Facultatif : Le mandat ne veut pas être conservé donc le RUM ne doit pas être renseigné. |
| Date de signature du mandat (colonne Y) | – Obligatoire : En cas de mandat conservé – Facultatif : en cas de mandat non conservé, il n’est pas nécessaire de renseigner cette information. |
| Date de dernière utilisation approximative du mandat SEPA (colonne Z) | – Obligatoire : En cas de mandat conservé. La date doit être inférieur à 36 mois sinon Gescab considéra le mandat comme non valide. – Facultatif : en cas de mandat non conservé, il n’est pas nécessaire de renseigner cette information. |
Informations diverses #
| Date de création (colonne AA) | Facultatif. Le format est obligatoirement le suivant : JJ/MM/AAAA |
| Mode de règlement (colonne AB) | Obligatoire. |
| CGA (colonne AC) | Obligatoire. Si aucun CGA n’est connu pour un dossier, il faut compléter les espaces en sélectionnant « A compléter » dans la liste déroulante. |
| Régime d’imposition (colonne AD) | Obligatoire. Des critères d’exigibilités existent dans Gescab sur le régime d’imposition notamment pour la sélection d’un type de lettre de mission dans certains dossiers donc indispensable. |
Date d’exercice #
| Date de début (colonne AE) | Obligatoire. |
| Date de fin (colonne AF) | Obligatoire. |
Dossier source #
Pour la poursuite de l’implémentation du fichier Excel d’import de vos clients, deux scénarios sont envisageables :
- L’importation d’un dossier est possible même si aucune mission n’est ouverte dans le dossier source ni dans le dossier lié. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de remplir les colonnes suivantes. Il est toutefois essentiel de souligner que si aucune mission n’est ouverte, il sera nécessaire de les ouvrir dossier par dossier, ce qui peut s’avérer très chronophage. Il est donc fortement conseillé d’ouvrir les missions.
- Si vous souhaitez ouvrir des missions, veuillez suivre scrupuleusement la procédure ci-dessous.
| Mission du dossier source (colonne AG) | Obligatoire. Correspond au dernier (la plus ancienne) contrat type encore utilisé. A sélectionner parmi la liste déroulante de la colonne. Si une mission renseignée n’est pas reconnue ou n’est pas éligibles, on ira chercher le contrat type par défaut du service (renseigné colonne A) |
| Offre dossier source (colonne AH) | Sélection de l’offre paramétrée dans la la page « Liste des offres ». |
| Honoraire récurrent de la dernière LM signée (colonne AI) | Obligatoire. Les espaces laissés vides doivent complété par un « 0 ». |
| Honoraire juridique annuel (colonne AJ) | Facultatif. Concerne les prestations liées au juridique annuel réalisé dans le dossier comptable. Pour le juridique dit « exceptionnel » un dossier juridique sera à créer soit en dossier lié ou soit en dossier source le cas échéant. |
| Report d’encourt (colonne AK) | Facultatif. Les encours peuvent être importé plus tard par une autre procédure d’import. |
| Nom et Prénom de l’expert référent (colonne AL et AM) | Obligatoire. |
| Nom et Prénom du titulaire (colonne AM et AO) | Obligatoire. |
| Nom et prénom de l’intervenant (colonne AP et AQ) | Facultatif. |
Dossier lié #
Cette partie est à remplir seulement dans le cas où vous liez un dossier au dossier source.
Premier dossier lié : Dossier Social #
| Créer le dossier (colonne AR) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. Vous avez donc trois choix : – Laissez la case vide : dossier non reconnu. – « OUI » : dossier reconnu et créé. – « NON » : dossier non reconnu et par conséquent non créé. |
| Mission dossier lié SOC**(colonne AS) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. Sélection parmi la liste déroulante de la colonne. |
| Offre dossier lié SOC** (colonne AT) | Sélection de l’offre paramétrée dans la la page « Liste des offres ». |
| Honoraires récurrents de la dernière LDM signée (colonne AU) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. Les espaces laissés vides doivent complété par un « 0 » dans le cas de la création d’un dossier lié. |
| Nom et Prénom de l’expert référent (colonne AV et AW) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. |
| Nom et Prénom du titulaire (colonne AX et AY) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. |
| Nom et prénom de l’intervenant (colonne AZ et BA) | Facultatif. |
Second dossier lié : Dossier Juridique #
| Créer le dossier (colonne BB) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. Vous avez donc trois choix : – Laissez la case vide : dossier non reconnu. – « OUI » : dossier reconnu et créé. – « NON » : dossier non reconnu et par conséquent non créé. |
| Mission dossier lié JUR** (colonne BC) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. Sélection parmi la liste déroulante de la colonne. |
| Offre dossier lié JUR** (colonne BD) | Sélection de l’offre paramétrée dans la la page « Liste des offres ». |
| Honoraires récurrents de la dernière LDM signée (colonne BE) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. Les espaces laissés vides doivent complété par un « 0 » dans le cas de la création d’un dossier lié. |
| Nom et Prénom de l’expert référent (colonne BF et BG) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. |
| Nom et Prénom du titulaire (colonne BH et BI) | Obligatoire, dans la mesure où un dossier lié doit être créé. |
| Nom et prénom de l’intervenant (colonne BJ et BK) | Facultatif. |