Il y a une distinction importante entre la notion de balance âgée en comptabilité et celle sur Gescab :
- En comptabilité, la balance âgée est utilisée pour suivre l’état des créances et des dettes clients et fournisseurs, que ce soit mensuellement ou à la date d’échéance des factures, dans le but de surveiller l’état de la trésorerie.
- Sur Gescab, il s’agit plutôt d’une comparaison entre le temps consacré au dossier et le temps qui a été effectivement facturé.
Les experts-comptables reçoivent une balance âgée par e-mail toutes les semaines. Lorsque le montant dû par un client devient trop important, une alerte est déclenchée et le dossier est bloqué. Une limite est déterminée par l’administrateur dans la section « Administration » du dossier.
Dans la balance âgée, quatre colonnes fournissent des informations utiles :
| Colonne balance âgée | Description des colonnes |
| Le solde comptable | Représente le solde du compte 411 du client en comptabilité. |
| Les encours courants TTC | – Les encours correspondent à la différence entre les produits et les charges d’un dossier, c’est-à-dire la différence entre le temps passé et le temps facturé. Un encours positif signifie que le temps facturé est inférieur au temps passé (mali), tandis qu’un encours négatif indique que le temps facturé est supérieur au temps passé (boni). – Afin de retrouver la valeur de l’encours courant TTC de l’ensemble des missions, il faut suivre le schéma suivant : allez dans « Liste des dossiers » -> sélectionnez le dossier souhaité -> ouvrez la fiche -> allez dans « Impressions » -> choisissez « Travaux en cours (État client) » -> sélectionnez les paramètres requis -> enregistrez. |
| Dû total | Le dû total est la somme du solde comptable et des encours courants TTC. |
| À prélever | Le montant affiché dans la colonne « À prélever » représente la somme restant à payer par le client par rapport à la PRO FORMA qui a été émise et les règlements réalisés. |