Table des matières
Pour accéder à ce module rendez vous dans Administration > Administration du réseau.
Présentation #
Chaque réseau possèdent ses particularités. Dans ce module vous la possibilité de personnaliser votre réseau. Le module se compose de deux onglets : Fiche et Modules
Fiche #
| Temps visa | Temps passé par l’expert comptable pour viser les comptes. |
| Coût | Coût pratiqué par l’expert comptable pour viser les comptes. |
| Exercice | Période de l’exercice comptable du réseau. |
| Taux de conversion CA-temps | Afin de paramétrer le taux de conversion CA-temps rendez vous dans le module « Administration » puis « Administration du réseau ». Dans la fiche du réseau, vous aurez la possibilité de modifier ce taux. Avant de définir ce taux, il est important de noter que dans une mission sociale, chaque facturation de quantités entraîne 2 charges : – Une charge correspondant exactement au montant facturé (ex : 1 quantité est facturé 20€, on va générer une charge de 20€) sans notion de temps passé. – Une charge correspondant à une saisie de temps provoquée par la facturation de la quantité (ex : 1 quantité entraîne une charge de 0.28h x taux horaire du collaborateur). Les calculs pour cette charge sont les suivantes : Pour le montant de la charge : on utilise le montant HT facturé que l’on multiplie par le taux conversion CA/temps. Pour le temps en heure : on utilise le montant HT que l’on multiplie par taux conversion CA-temps. Enfin, on divise cette multiplication par le taux horaire du collaborateur. Exemple : Le « Taux de conversion CA-temps » défini dans l’administration du réseau est de 0.91. La quantité créée s’élève à 500€ HT (contrôle URSSAF) et le taux horaire du collaborateur est de 80€. Ainsi, le calcul est le suivant : 500 x 0.91 = 455€ et 455 / 80 = 5.69 heures. Enfin, ces deux charges servent de référentiel pour la mise à disposition de personnel (MADP). Elles sont ajoutées dans le mois de la période de rattachement. |
| VISA rétroactif au dernier jour du mois précédent | |
| Jour de blocage de la saisie | La saisie du temps des collaborateurs revêt une importance cruciale, étant donné qu’elle constitue la base du calcul de la rentabilité de chaque dossier. Les collaborateurs sont tenus de saisir leur temps dans un intervalle spécifique, allant du mercredi au mercredi suivant. En cas de dépassement de cette période, une dérogation peut être accordée. Cette dérogation est configurable dans le module « Administration ». Dans l’onglet « Administration du réseau », il est possible de la modifier, mais une fois le délai dépassé, toute modification devient impossible. Cette période de dérogation offre un accès aux données du mois N-1 tant que le nombre de jours du mois en cours n’est pas dépassé (c’est ce nombre de jour que vous définissez), et elle est accordée par les experts référents. |
| Logo | Pour intégrer un logo, accédez au module « Administration » puis sélectionnez l’option « Liste des logos ». Au sein de cette liste, vous avez la capacité d’ajouter ou de supprimer des logos. Ces logos seront disponibles pour être insérés dans divers documents proposés par Gescab via l’outil de publipostage. |
| Signature Mail | Ce texte sera présent dans les mails envoyés aux clients. |
| Adresse | Adresse du réseau. |
| Taux de facturation des déplacements | Le calcul est le suivant : Nombre de kilomètre multiplié par le taux. Ces IK s’administre directement sur les encours des clients. Cela correspond au prix facturé au client. |
| Taux d’indemnité kilométrique des associés | Taux remboursé pour l’associé. C’est Ik ne répondent pas au barème fiscal. Le calcul se réalise ainsi : Nombre de kilomètre multiplié par le taux. |
| Mail du responsable des notes de frais | Correspond à une adresse d’archivage des NDF, il est possible de créer un alias : notesdefrais@réseau.fr |
| Mail de la comptabilité interne | (Mail des NDF de tous les associés du réseau) |
| Mode de règlement | Les modes de règlements peuvent être personnalisé au niveau du réseau, du cabinet. Voici la liste : – Chèque – Virement selon l’échéancier – Prélèvement à l’échéance – Prélèvement selon l’échéancier – Virement – Acquittée Ces modes de règlements peuvent être basculés entre deux statuts : – Soit « Disponible » : mode de règlement ne pouvant pas être sélectionné lors de l’édition d’une facture. – Soit « Autorisés » : mode de règlement pouvant être sélectionnée lors de l’édition d’une facture. |
Modules #
Pour accéder à l’ensemble de ces modules, rendez vous
| Prime nouveau client | L’apporteur du client est un collaborateur : Lorsqu’un collaborateur est commercial source (apporte un nouveau dossier) et/ou un commercial opérationnel (accompagne le prospect pour qu’il deviennent client) un prime peut lui être versé. Cette prime se calcule en faisant la multiplication du pourcentage de prime avec celui des honoraires récurrents de la lettre de mission N. Le pourcentage de prime pour le commercial source et opérationnel peut être renseigné spécifiquement dans la fiche du collaborateur et dans l’administration du réseau. Lorsqu’aucun pourcentage n’est renseigné dans la fiche du collaborateur alors le pourcentage prit en compte est celui du réseau. Deux scénarios sont envisageables : – Lorsque le commercial source diffère du commercial opérationnel : Si les deux commerciaux ne sont pas associé, le pourcentage spécifié dans leur fiche collaborateur ou renseigné dans le réseau sera appliqué pour la prime. – Lorsque le commercial source et le commercial opérationnel sont identiques : Si le collaborateur n’est pas associé, la prime indiquée dans le profil du collaborateur ou renseigné dans le réseau s’appliquera une fois. Malgré que le commercial source et le commercial opérationnel sont identique, la prime ne s’appliquera qu’une seul fois. Exemple : Un prospect est apporté par un collaborateur, les honoraires récurrent de l’année N s’élève à 1000€. Sur la fiche du collaborateur le pourcentage est de 5% et 3% pour le réseau. Le prime pour le collaborateur sera donc de 50€. Si aucun pourcentage n’était renseigné dans sa fiche la prime s’élèverai à 30€. |
| Facturation interne | La facturation interne permet de réaliser des refacturations automatiques entre les cabinets. Plusieurs champs peuvent être paramétrés : Compte de TVA déductible – Jour de facturation : jour de génération de la facturation interne – Contrat type – Taux de redevance social – Compte bancaire – Jour d’échéance de la facturation. – Formule facturation interne MAD : formule de calcul qui s’applique en cas de facturation interne. |
| Comptabilisation automatique | – Nombre de jour avant rappel : Délai depuis la création d’une facture après lequel le titulaire sera alerté sur l’absence de comptabilisation, jusqu’à la comptabilisation effective de la facture. Exemple: pour une facture créée le 1er janvier, si ce délai est de 2, la première relance interviendra le 4 janvier. – Nombre de jour avec comptabilisation automatique : Délai depuis la création après lequel une facture n’ayant pas été comptabilisée sera automatiquement comptabilisée. Exemple: pour une facture créée le 1er janvier, si ce délai est de 4, la comptabilisation interviendra automatiquement le 6 janvier. Il s’agit également du délai minimal d’échéance d’une facture payable par virement. Exemple : pour une facture créée le 1 er janvier, sa date d’échéance minimale sera fixée au 7 janvier. – Nombre de jour avant envoie du mail d’information de suppression automatique de l’avoir : Délai depuis la création d’un avoir après lequel le titulaire sera alerté sur l’absence de comptabilisation, jusqu’à la comptabilisation effective de l’avoir. Exemple : pour un avoir créé le 1er janvier, si ce délai est de 10, la première relance interviendra le 12 janvier. – Nombre de jour avant la suppression automatique de l’avoir non comptabilisé : Délai depuis la création après lequel un avoir n’ayant pas été comptabilisé sera automatiquement supprimé. Exemple: pour un avoir créé le 1er janvier, si ce délai est de 15, la suppression interviendra automatiquement le 17 janvier. |
| Paramétrage Jesignexpert | Un mail type est fournit au nouveau client avec toutes les informations indispensables à fournir l’assistance de Jesignexpert pour permettre la connexion. Pour des raisons de sécurité, Jesignexpert demande une connexion régulière. Afin d’eviter des connexion redondante Gescab demande la reconnexion à Jesignexpert pour éviter de s’authentifier tous les 5 jours. Pour la mise en place future de la signature électronique par Jesignexpert sur votre profil Gescab, ces informations nous seront nécessaires : – Secret – Shortcut Pour les obtenir, il faut que vous contactiez contacter l’assistance technique de Jesignexpert par mail en précisant que vous souhaitez « vos identifiants pour l’environnement de production API Jesignexpert, pour intégration et mise en place dans le logiciel Gescab». |
| Synchronisation Silae | Un mail type est fournit au nouveau client avec toutes les informations indispensables à fournir l’assistance de SILAE pour permettre la connexion. |
| Synchronisation HUBSPOT | |
| Adresse d’envoie « No reply » | |
| Saisie sans SIRET | Le délai de tolérance de la saisie sans numéros de SIRET peut être fixé dans ce modules. Au delà de ce délai, il sera impossible pour un collaborateur de saisir du temps sur les missions de ce dossier. – Délai de saisie sans SIRET (en mois) – Délai de saisie sans SIRET pour les dossiers de type LMNP (en mois) |
| Encadrement de la saisie | – Pourcentage de TVA max : Le pourcentage de TVA ne pourra être supérieur à la valeur inscrite dans se champs. Si ce pourcentage est supérieur, les opérations seront bloqué. – Saisie max VISA : la durée des VISA ne pourra pas être supérieur à la valeur inscrite dans ce champs. – Encours à risque (€) : Seuil minimum à partir duquel l’encours sera considéré comme « A risque » (paramétrage en pourcentage des honoraires ou montant en €). – Saisie max débours (E) : Seuil limite de saisie d’un débours. – Saisie max temps (h) : Seuil de temps pouvant être saisie sur une journée par un collaborateur du réseau. – VISA verrouillé : Lorsque la case est coché cela verrouille la mission à la suite du passage du VISA (Dans la limite de l’encours disponible). – Pourcentage encours sur honoraires (%) |
| Saisie des temps juridique | En cas de sous-traitance du juridique |
| Gestion des productions | |
| Contrôle des malis | Au delà de la valeur renseigné dans ce champs le mali devra être approuvé par le collaborateur ayant les droits « Approbation des malis » (la valeur renseignée doit être négative). |
| Edition du mandat et de la convention EDI | |
| Expiration des dossiers | Si aucun mouvement sur un dossier n’a eu lieu avant la fin du délai renseigné dans ce champs alors le dossier expire. |
| Facturation DSN | |
| Recrutement | |
| Gestion des prélèvements client | Compte de virement pour les encaissements Limite de comptabilisation des échéanciers de prélèvements (en jours) : Si ce chiffre est par exemple 4 (soit 4 jours pour le traitement des prélèvements), aucun échéancier de prélèvement ne pourra être comptabilisé à partir du 21 février pour les prélèvements du 25 février. Par conséquent les échéanciers de « Facturation » devront être validé avant (au plus tard la veille) soit 5 jours avant le premier prélèvement. Limite création de factures en prélèvement sans IBAN (en jours) : Permet de définir le délai en jours depuis la création du dossier pour lequel il est possible de créer des factures avec un mode de règlement « Prélèvement » s’il n’existe pas de mandat SEPA valide pour le dossier. Pour ne pas autoriser cette exception, renseigner 0. ICS : Identifiant créancier SEPA indispensable pour réaliser des prélèvements sur les comptes en banque clients Nombre de jours avant génération : Création de la facture par rapport à la date d’échéance de celle-ci. |
| Avertissement sortie collaborateur | Lorsqu’un collaborateur quitte un réseau, diverses opérations doivent être entreprises (suppression des droits, sorti du collaborateur, restitution du matériel mis à disposition, etc…). Ce module offre la possibilité de sélectionner les personnes à informer dès le départ d’un collaborateur, leur permettant ainsi d’initier les actions nécessaires. Il est envisageable d’inclure les éléments suivants : – Le texte d’un courrier type – Les destinataires du courrier – Un objet L’inclusion de certaines informations dépend du cabinet du collaborateur sortant. Il est ainsi possible d’intégrer certaines données dans un publipostage, la liste de publipostage étant accessible dans ce module. |
| Export anomalie | Envoi de mail à l’expert |
| Stockage documents client | |
| Saisie temps social | |
| Modification quantité détail facturation | |
| Envoie des mails balances agées | Nombre de règlements restants avant rappel : Délai de prévenance avant dernière échéance : Ce délai permet de rappeler qu’un plan de paiement doit possiblement être regénéré. |
| Génération des fichiers de prélèvement SEPA | Nombre de jours avant génération des fichiers de prélèvement : Le fichier est envoyé en fonction du nombre de jours déterminés avant l’échéance Contrôle bloquant : Il existe une analyse comparative des montants à prélever entre les systèmes Gescab et Bleez pour les différents cabinets d’un réseau. En cas de disparité détectée et si la case de contrôle bloquant est activée, le fichier de prélèvement du cabinet concerné ne sera pas généré. À la place, un document exposant l’écart sera généré. Dans le cas contraire, si le contrôle bloquant n’est pas activé le fichier de prélèvement est généré. Lorsque votre écart entre Bleez et Gescab est résolu vous pouvez regénérer le fichier de prélèvement suivez la procédure suivante : Facturation > Liste des prélèvements > sélectionner soit l’ensemble des cabinets du réseau ou un seul cabinet avec votre date de prélèvement grâce à la recherche avancée. Ensuite, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut à droite de votre écran « Générer les prélèvements ». |
| Paramétrage fil d’actualités |