Migration d’un unique dossier #
Afin de migrer un dossier unique, il suffit d’avoir la fonction d’Associé ou d’administrateur.
Pour « modifier » le cabinet d’un dossier, il est nécessaire d’utiliser la fonction de migration d’un dossier.
Pour cela, il faut ouvrir le dossier concerné puis cliquer sur « action » en haut à droite de la page et ensuite de cliquer sur « Migrer le dossier ». Une fenêtre apparait sur laquelle il faut mentionner le nouveau cabinet et le nouveau bureau.
Le nouveau dossier aura le même code dossier mais avec le suffixe « .2 ».
Migration de dossiers en masse #
Cette méthode permet de transférer un grand nombre de dossier sans avoir à répéter l’opération pour chaque dossier. La migration de dossier en masse peut avoir deux objectifs différents :
Migration entre cabinets #
La procédure est la suivante : -> Client -> Migration en masse. Cliquer sur le bouton « Recherche avancée » ensuite il faut sélectionner quatre informations obligatoirement : Le cabinet et le titulaire actuel puis le nouveau cabinet et le nouveau bureau de migration.
Cliquer ensuite sur « rechercher ». A la suite du chargement le logiciel affichera l’ensemble des dossiers concernés. Il suffira de cliquer sur le bouton « Migrer les x dossier(s) migrable(s) »
Migration entre collaborateurs #
Pour migrer des dossiers entre deux collaborateurs cliquez ici.
Facteurs bloquants la migration #
Voici la liste des blocages possibles pour migrer des dossiers :
- Le dossier est sorti de Gescab avec une date de sortie sur le dossier. Le message erreur est le suivant : Ce dossier est déjà sorti.
- Il y a des échéanciers de « Prélèvement » ayant encore des règlements restants (c’est à dire que le prélèvement n’a pas été généré et transmis à la comptabilité interne). Il est impossible de migrer un dossier si l’échéance de l’échéancier de prélèvement n’est pas générée. Ce cas est rencontré lorsque la migration a lieu entre la génération automatique de la facture et l’édition du fichier de prélèvement par Gescab.
- Il y a des factures projet non comptabilisées. Cela ne concerne pas les proforma dont l’échéancier n’est pas comptabilisé (sauf si une échéance est dans le passé – voir ci-dessous). Le message erreur est le suivant : Il est impossible de migrer ce dossier car il reste des factures à comptabiliser
- Il y a des échéanciers de facturation avec des échéances non générées (comptabilisées) dans le passé par rapport à la date du jour – cela concerne les échéanciers comptabilisés. Il est impossible de migrer ce dossier car il contient au moins un échéancier non comptabilisé dont une échéance est passée.
- Présence d’au moins une mission non clôturée. Il est impossible de migrer le dossier tant qu’une mission non clôturée reste “non active ». Veuillez importer la lettre de mission avant d’effectuer la migration.
Conséquences de la migration : #
- Les encours ne sont pas repris, un débours se génère automatiquement.
- La migration entraine la clôture des missions donc il faut que les conditions de clôtures des missions soit respecté.